Department Guide · Internal Control
GUIDE-IC-001 — Tổng hợp Tài liệu Bộ phận IC
GOLDSUN FOOD
GUIDE-IC-001 Tổng hợp Tài liệu Bộ phận IC Hướng dẫn Onboarding & Tra cứu — Internal Control (Kiểm soát Nội bộ)
| Mã tài liệu | GUIDE-IC-001 |
|---|---|
| Phiên bản | v1 |
| Ngày ban hành | 24/04/2026 |
| Người soạn | BIM 2nd Lead (Minh) |
| Đối tượng | IC Lead (đang tuyển — P4 Q3/2026), BIM 2nd Lead |
| Trạng thái | Active |
1. IC trong Hệ thống GoldSun Food
| AI DÙNG / KHI NÀO / LÀM GÌ | |
|---|---|
| Ai dùng | IC Lead, BIM 2nd Lead |
| Khi nào | Tuần đầu onboarding — đọc trước tất cả các mục khác |
| Làm gì | Hiểu vị trí IC (Internal Control — Kiểm soát Nội bộ) trong sơ đồ tổ chức và mối quan hệ phối hợp với QA, Finance, BOM. |
Bộ phận IC (Internal Control — Kiểm soát Nội bộ) báo cáo trực tiếp lên BIM 2nd Lead. IC chịu trách nhiệm kiểm soát trên bốn mảng chính:
- Tài chính — Đối chiếu tiền mặt POS vs. két, kiểm tra chi phí bất thường
- Kho hàng — Kiểm kho đột xuất, đối soát hàng tồn thực tế vs. sổ sách
- Tuân thủ quy trình — Ca làm, bảng kiểm (checklist), báo cáo đúng hạn
- Camera giám sát — Phát hiện vi phạm qua hệ thống camera tại cửa hàng
Tham khảo sơ đồ tổ chức: ORG-001 Org Doc
Phối hợp với các bộ phận khác
| Bộ phận | Nội dung phối hợp | Tần suất |
|---|---|---|
| QA (Đảm bảo chất lượng) | Cross-check kết quả kiểm tra. QA tập trung chất lượng vận hành, IC tập trung tài chính và tuân thủ. | Hàng tuần |
| Finance (Tài chính) | Chia sẻ báo cáo kiểm tra đột xuất. Thông báo ngay khi phát hiện thất thoát >500.000 VND. | Khi có sự kiện |
| BOM (Bộ phận Vận hành) | Xác nhận vi phạm tuân thủ SOP (Quy trình vận hành chuẩn), leo thang khi lỗi nghiêm trọng. | Theo NCR/OC |
| QA + IC | Camera Compliance: QA focus service/thực phẩm, IC focus tiền mặt/kho. | Hàng tuần |
2. SOP của Bộ phận IC
| AI DÙNG / KHI NÀO / LÀM GÌ | |
|---|---|
| Ai dùng | IC Lead |
| Khi nào | Trước mỗi lần thực hiện kiểm tra đột xuất hoặc cần tra cứu quy trình |
| Làm gì | Đọc SOP-IC-001 trước khi đi kiểm tra. Thực hiện đúng 5 bước trong quy trình — không tự ý thay đổi thứ tự. |
| Mã SOP | Tên tài liệu | Link |
|---|---|---|
| SOP-IC-001 | Kiểm tra Đột xuất Tài chính (Tiền mặt + Kho) | Mở tài liệu |
Nội dung chính SOP-IC-001:
- Bước 1: Chọn cửa hàng ngẫu nhiên — không thông báo trước
- Bước 2: Đối chiếu tiền mặt (chụp màn hình POS → đếm két tiền thực tế)
- Bước 3: Kiểm kho (đếm thực tế 3 mặt hàng ngẫu nhiên vs. sổ sách)
- Bước 4: Ghi biên bản kiểm tra, chụp ảnh minh chứng
- Bước 5: Báo cáo theo ngưỡng — ≤50k: log; 50k–500k: thông báo BOM; >500k: leo thang BIM + Finance ngay
3. Forms IC sử dụng
| AI DÙNG / KHI NÀO / LÀM GÌ | |
|---|---|
| Ai dùng | IC Lead (điền báo cáo); BIM 2nd Lead (xem kết quả tổng hợp) |
| Khi nào | Mỗi lần thực hiện kiểm tra đột xuất — điền form ngay tại hiện trường |
| Làm gì | Mở Google Form tương ứng trên điện thoại, điền đầy đủ, submit. Hệ thống tự ghi vào Sheet và gửi alert nếu cần. |
| Mã Form | Tên | Ai dùng | Mô tả | Link |
|---|---|---|---|---|
| FORM-IC-001 | Báo cáo Kiểm tra Đột xuất IC | IC Lead | Tiền mặt + Kho — 2 loại kiểm tra trong 1 form | Apps Script sẵn sàng — TBD |
| FORM-CAMERA-001 | Camera Compliance Report | IC Lead | 6 loại lỗi × 4 mức độ — IC tập trung tiền/kho | Apps Script sẵn sàng — TBD |
4. Hệ thống Camera Compliance (mới 24/04/2026)
| AI DÙNG / KHI NÀO / LÀM GÌ | |
|---|---|
| Ai dùng | IC Lead (kiểm tra chính); QA (phối hợp) |
| Khi nào | Hàng tuần — xem lại camera 2–3 cửa hàng theo lịch xoay vòng |
| Làm gì | Mở FORM-CAMERA-001, chọn cửa hàng, ghi nhận lỗi theo 6 chủ đề. Submit → hệ thống tự alert email khi có lỗi Critical/Emergency. |
Camera Compliance là lớp kiểm soát bổ sung — không thay thế Gemba (kiểm tra thực địa) trực tiếp. IC tập trung vào các lỗi liên quan tài chính và kho hàng.
| Chủ đề lỗi | IC ưu tiên | QA ưu tiên |
|---|---|---|
| Food Safety (An toàn thực phẩm) | Nguyên liệu hết hạn, bảo quản sai | Nhiệt độ, vệ sinh, đồng phục bếp |
| Service (Phục vụ) | Không áp dụng | Chào khách, script, thái độ |
| Cash Handling (Xử lý tiền mặt) | CHÍNH — đối chiếu, không đúng quy trình | Không áp dụng |
| Inventory (Kho hàng) | CHÍNH — kho không khóa, nhân viên lấy tự ý | Nguyên liệu thiếu/thừa |
| Staff Conduct (Hành vi nhân viên) | Ăn uống khu vực khách, hành vi bất thường | Đồng phục, thái độ với khách |
| Facility (Cơ sở vật chất) | Camera hỏng, kho không khóa | Vệ sinh, đèn hỏng, máy hút khói |
4 mức độ nghiêm trọng
| Mức độ | Mô tả | Hành động |
|---|---|---|
| Minor (Nhẹ) | Lỗi nhỏ, tự fix được trong ca | Log, không cần alert |
| Major (Trung bình) | Lỗi cần theo dõi, có thể lặp lại | Alert email BOM Regional |
| Critical (Nghiêm trọng) | Rủi ro tài chính, VSATTP, hoặc nhân sự | Alert email + Telegram BIM Lead ngay |
| Emergency (Khẩn cấp) | Mất tiền mặt lớn, sự cố an toàn, vi phạm pháp luật | Leo thang CEO trong vòng 30 phút |
5. Quy trình Kiểm tra Đột xuất
| AI DÙNG / KHI NÀO / LÀM GÌ | |
|---|---|
| Ai dùng | IC Lead (chủ trì); BIM 2nd Lead (giám sát) |
| Khi nào | Tối thiểu 2 cửa hàng/tuần — không báo trước. Ưu tiên nhóm C/D/E trên WAR_ROOM (Trung tâm điều hành chiến lược). |
| Làm gì | Chọn cửa hàng → thực hiện đối chiếu tiền mặt + kiểm kho → điền FORM-IC-001 → báo cáo theo ngưỡng chênh lệch. |
Chọn cửa hàng nào để kiểm tra?
- Ưu tiên nhóm C/D/E trên WAR_ROOM — các cửa hàng đang có vấn đề vận hành
- Cửa hàng chưa được kiểm tra quá 2 tuần
- Cửa hàng có NCR tài chính còn mở (chưa resolve)
- 1 cửa hàng ngẫu nhiên bất kỳ để đảm bảo độ phủ toàn hệ thống
Ngưỡng xử lý khi phát hiện chênh lệch
| Mức chênh lệch | Hành động | Deadline |
|---|---|---|
| ≤ 50.000 VND | Log vào FORM-IC-001, ghi chú, đóng case | Trong ngày |
| 50.000 – 500.000 VND | Log + Thông báo BOM Regional qua Telegram | Trong 2 giờ |
| > 500.000 VND | Log + Leo thang BIM Lead + Finance ngay lập tức | Trong 30 phút |
| Kho: chênh lệch > 2% | Kiểm tra lại toàn bộ, báo cáo BOM | Trong ngày |
6. Data Systems & Dashboard
| AI DÙNG / KHI NÀO / LÀM GÌ | |
|---|---|
| Ai dùng | IC Lead (nhập liệu, theo dõi); BIM 2nd Lead (xem tổng hợp) |
| Khi nào | Hàng tuần vào thứ Hai sáng — xem P16 trước cuộc họp WAR_ROOM |
| Làm gì | Vào dashboard.goldsun.food → P16 IC Summary. Nếu có flag đỏ → xử lý trước khi họp. |
| Công cụ | Link | Nội dung |
|---|---|---|
| Dashboard P16 | dashboard.goldsun.food | IC Summary — tổng hợp chênh lệch tiền mặt, NCR tài chính |
| Dashboard P24 | dashboard.goldsun.food | Camera & IC Tracker — lỗi camera theo cửa hàng |
| WAR_ROOM overlay | warroom.goldsun.food | 🔍 IC Flag trong Invest view — hiển thị cửa hàng có vấn đề IC |
7. Quy định liên quan GUIDE-BIM-001 — Tổng hợp Tài liệu Bộ phận BIM (parent registry, cross-reference SOP-QA-003 + IC docs): https://docs.google.com/document/d/13SNRAjGwgGQqAcilwxI8OR4g8EhybHjuw49hrb3A1lg/edit
| AI DÙNG / KHI NÀO / LÀM GÌ | |
|---|---|
| Ai dùng | IC Lead |
| Khi nào | Tuần đầu onboarding — đọc trong 2 ngày đầu làm việc |
| Làm gì | Đọc 3 QĐ dưới đây để hiểu khung kỷ luật, leo thang, và quy trình Gate. Không cần thuộc lòng — cần biết nội dung và sẵn sàng tra cứu khi cần. |
| Mã QĐ | Tên | Liên quan IC | Link |
|---|---|---|---|
| QĐ-VH-001 | Gemba · PGL · PKP · A3/5 Tại Sao | Format báo cáo lỗi; cách leo thang | Mở tài liệu |
| QĐ-VH-004 | Tháp 5 tầng · 50 lỗi chuẩn | Phân loại lỗi; mức kỷ luật áp dụng | Mở tài liệu |
| QĐ-VH-005 | Stage Gate 6 bước | IC là một trong các nhà ký duyệt của Gate | Mở tài liệu |
8. Phối hợp với Bộ phận QA
| AI DÙNG / KHI NÀO / LÀM GÌ | |
|---|---|
| Ai dùng | IC Lead + QA Lead |
| Khi nào | Check-in thứ Hai hàng tuần (10 phút); và khi phát hiện vấn đề chéo ngành |
| Làm gì | Chia sẻ findings Camera Compliance theo phạm vi từng bộ phận. IC báo cáo chênh lệch tài chính → QA báo cáo audit score. Không trùng lặp kiểm tra, phân công theo chủ đề. |
IC và QA là hai lớp giám sát độc lập nhau. Nguyên tắc cốt lõi:
- Không kiểm tra cùng 1 cửa hàng trong cùng 1 tuần — trừ khi có flag khẩn cấp
- QA đánh giá chất lượng vận hành (điểm 0–100 theo 7 chủ đề)
- IC kiểm tra tài chính + tuân thủ (đối chiếu tiền, kiểm kho, camera)
- Kết quả IC flag → tác động WAR_ROOM scoring (trục Đầu tư/Tài chính)
- Kết quả QA audit → tác động BMI score tháng của QL Store
Khi IC phát hiện lỗi Chất lượng thực phẩm (ví dụ: quá hạn sử dụng) → chuyển ngay cho QA Lead xử lý đúng thẩm quyền. IC không xử lý đơn độc các lỗi thuộc phạm vi QA.
GoldSun Food · GUIDE-IC-001 · Tổng hợp Tài liệu Bộ phận IC — Internal Control · v1 · 24/04/2026